1С:ЗУП Зарплата и управление персоналом 8: версии и обзор возможностей

Содержание

1. Какие преимущества даст внедрение 1С ЗУП предприятию?

2. Версии программы

3. Начало работы и настройка программы

4. Основные функции

Регламентированный учет и делопроизводство

Работа со штатным расписанием

Инструменты учета

Заработная плата

Оформление пособий за счет ФСС

Формирование статистических отчетов

Функционал HRM-системы

5. Интеграция с другими программами

6. Как проводится внедрение HRM-системы 1С?

1С ЗУП поможет автоматизировать все процессы, связанные с управлением штатом, ведением учета по кадрам, формированием регламентированной отчетности. Это — мощное прикладное решение, которое поставляется как комплекс инструментов с расширенной функциональностью. «Зарплата и управление персоналом» — программа 1С, которую можно использовать на любых предприятиях: как в небольших фирмах, так и в крупных организациях со сложной структурой или разветвленной филиальной сетью. Автоматизация и оптимизация учета, кадрового делопроизводства, подготовки отчетности с помощью 1С ЗУП выполняется гибко, с учетом особенностей работы предприятия, с организацией удобного, надежного и безопасного сбора, хранения и обработки данных.

Какие преимущества даст внедрение 1С ЗУП предприятию?

Программа помогает оптимизировать управление кадрами, сделать его максимально прозрачным и эффективным. Это обеспечит:

• формирование оптимального по численности, набору специалистов, уровню компетенций штата;

• эффективное управление рабочим временем: с тщательным контролем, анализом производительности и эффективности труда, с отслеживанием показателей трудовой дисциплины;

• сбор аналитических и статистических данных по всем показателям, связанным с кадрами, заработной платой, эффективностью труда работников;

• автоматизацию простых, шаблонных задач: кадровая служба сможет не тратить на них время, занимаясь более важными и сложными процессами;

• ведение учета и управление кадрами строго по нормам законодательства, без ошибок и нарушений. Это исключает путаницу или сбои в формировании регламентированной отчетности, штрафные санкции или претензии со стороны контролирующих органов.

Версии программы

1С Зарплата и управление персоналом выпускается в трех стандартных редакциях.

1. Базовая. Удобное решение для работы только одного специалиста по кадрам. Программа поставляется со всеми базовыми функциями, позволяет организовать удобный кадровый учет на предприятии, легко интегрируется с другими программными продуктами 1С. Она подходит для небольших и средних компаний с простой организационной структурой и со стандартными процессами управления штатом.

2. ПРОФ. «Продвинутая» версия программы, которая может использоваться предприятиями, в составе которых есть подразделения, филиалы, дочерние компании и т.п. Продукт позволяет работать в многопользовательском режиме, использовать нестандартные или отраслевые инструменты автоматизации, вносить изменения в базовую конфигурацию.

3. КОРП. Программный продукт с максимальной функциональностью. В нем дополнительно используются инструменты для управления мотивацией персонала, автоматизированного подбора новых сотрудников, управления охраной труда и т.п.

В дополнение к редакциям ПРОФ и КОРП для работы в многопользовательском режиме покупают клиентские лицензии (по числу пользователей, которым будет нужен доступ к программе).

Базовая версия имеет стандартный функционал для организации кадрового и зарплатного учета. Она используется только одним пользователем на одном компьютере. В программе можно вести учет по нескольким организациям или филиалам, но для этого используются разные базы данных.

Версия ПРОФ позволяет работать в многопользовательском или клиент-серверном режиме, осуществлять удаленный доступ. Учет можно вести сразу по нескольким организациям, объединяя данные в общую базу. Уже в версии ПРОФ возможно внесение изменений в типовую конфигурацию: программу можно гибко адаптировать под требования предприятия. 

Версия КОРП поддерживает многопользовательский и клиент-серверный режим работы, может дорабатываться и использоваться в составе отраслевых решений по автоматизации. Она поставляется с дополнительными функциональными блоками. Программа дает возможность автоматизировать набор персонала (планировать потребности в новых кадрах, осуществлять работу с вакансиями на сайтах, анализировать резюме кандидатов, проводить первичный отбор, формировать кадровый резерв). Дополнительно введены модули для оценки KPI, формирования грейдов, определения финансовой мотивации, управления развитием, обучением персонала, его аттестациями. Отдельный блок позволяет автоматизировать связанные с охраной труда мероприятия (подготовку документов, сбор информации, организацию информационных, обучающих мероприятий и т.п.).

Начало работы и настройка программы

Если предприятие переходит на 1С 8.3 с Зарплата и кадры (предыдущая версия программы для кадрового учета), все данные можно перенести из старых баз в новые, продолжив работу без «разрыва».

При первоначальной настройке вносятся данные по штатной расстановке персонала, остаткам отпусков, остаткам задолженностей персонала перед организацией и наоборот, информация по оплате труда (для расчета среднего заработка). Интерфейс гибко настраивается: есть возможность включения или отключения отдельных инструментов учета, настройки реквизитов и дополнительных сведений. Для этого не нужно менять конфигурацию или привлекать программистов. 

Программа позволяет выполнять настройку начислений, задавать сложные формулы расчета, настраивать шаблоны и виды документов, выполнять расчет платы с использованием сдельных расценок (прямая, прогрессивная, косвенная, процент от выручки и т.п.). При первичной настройке можно задавать способы расчета удержаний, премий, их связи с лимитами расходов (компенсируемые траты сотрудника на мобильную связь, транспорт, канцелярию), с отработанным временем, показателями личной эффективности и т.п.

Основные функции 

Программа 1С ЗУП позволяет автоматизировать все направления кадрового учета, а также связанные с управлением персоналом бизнес-процессы. В составе информационной системы поставляются следующие инструменты и функциональные блоки.

Регламентированный учет и делопроизводство

Обеспечивает ведение документооборота и учета строго по требованиям законодательства, с быстрым отражением движения кадров, с правильной организацией учета персональных данных сотрудников, с ведением воинского, персонифицированного и других видов учета. Функциональный блок позволяет анализировать данные по кадрам, обеспечивая эффективное управление ими. Руководство получает возможность оценивать эффективность отдельных сотрудников, отделов, подразделений, планировать управление кадрами. Автоматизированное ведение регламентированного учета упрощает расчет зарплат, обязательных взносов, НДФЛ, передачу отчетных данных контролирующим органам.

Работа со штатным расписанием

Функциональный блок используется крупными предприятиями и позволяет автоматизировать ведение штатного расписания. Предполагает контроль кадровых документов (проверяется соответствие штатному расписанию), сохранение его версий и истории изменений, работу в режиме планирования и утверждения. 

Инструмент включается опционально. Если предприятие ранее не использовало его для ведения штатного расписания, оно будет сформировано автоматически на основе имеющихся данных по персоналу.

Инструменты учета

Программа упрощает контроль любых изменений кадрового состава. Она позволяет организовать простой учет и контроль движения кадров (регистрация новых сотрудников, оформление трудовых договоров, оформление приказов о приеме, переводе, смене должности, увольнении и т.п.). Получать информацию по кадровому составу проще: списки сотрудников формируются автоматически, программа позволяет получать статистические данные по движению кадров, использовать их при формировании прогнозов.

Отдельно используются средства учета рабочего времени. Эти данные сохраняются для каждого отдельного сотрудника. При формировании статистических отчетов их можно группировать произвольным способом. Такой учет используется при формировании регламентированной отчетности, для сбора статистики рабочего времени, отсутствий на работе, для расчета выплат и начислений. Возможно формирование произвольных графиков работы, ведение производственных календарей, учет видов рабочего времени с использованием встроенного классификатора, регистрация переработок, невыходов на работу и т.п. Учет отпусков и остатков неиспользованных отпускных дней тоже автоматизирован. Персонифицированный и воинский учет ведется по актуальным требованиям, с соблюдением текущих правил ведения такого документооборота и норм законодательства.

Заработная плата

Программа позволяет автоматизировать все действия, связанные с расчетом зарплат. В рамках управления кадрами можно использовать разные схемы мотивации, в том числе, построенные на данных о производительности труда, личной эффективности сотрудников, их исполнительской дисциплине, показателях KPI. При расчете заработных плат автоматически выполняется исчисление страховых взносов, НДФЛ, подготовка отчетов для контролирующих органов. Инструменты расчета заработной платы интегрируются с функциональными блоками ведения штатного расписания, учета рабочего времени, с программой для ведения регламентированного учета (1С:Бухгалтерия). Данные о размере ФОТ формируются автоматически, с возможностью план-фактного анализа, ведения статистики, подготовки прогнозов по размерам фонда оплаты труда и т.п. Программа 1С ЗУП позволяет автоматизировать выплату заработных плат, начисление компенсаций, мотивационных премий, удержаний и т.п.

Оформление пособий за счет ФСС

Программа поддерживает работу с новой системой выплат пособий ФСС. Этот проект является пилотным, развивается с 2011 года, постепенно система используется во все большем числе регионов. Оформлять начисления и пособия новым способом можно с помощью встроенных средств 1С ЗУП. Программа поддерживает заполнение больничных листов для их передачи в ФСС, формирование заявлений от работников, создание реестров таких заявлений, выгрузку данных в файлы для отправки в ФСС через Интернет.

Формирование статистических отчетов

ЗУП обеспечивает автоматическое формирование отчетов для Росстата. Данные выгружаются из программы, объединяются в электронные отчеты утвержденных форм или выводятся на печать. Программа поддерживает формирование всех обязательных отчетов, включая З-Ф (о задолженности по заработным платам), формы отчетов по оплате труда и численности работников определенных сфер (здравоохранение, образование, культура, соцобслуживание и т.п.), отчеты по основным показателям деятельности предприятия, отчеты по форме П-4 (НЗ).

Функционал HRM-системы

В редакции КОРП программа 1С Зарплата и управление кадрами позволяет управлять персоналом и автоматизировать связанные с ним процессы, используя расширенный набор инструментов. Продукт может использоваться как полноценная система управления персоналом:

• интеграция с сайтами по подбору персонала (с автоматической выгрузкой вакансий, отбором кандидатов, анализом резюме, планированием поиска новых сотрудников);

• использование данных KPI и системы грейдов для расчета заработной платы (ее постоянной и переменной части);

• работа с компенсациями и социальными льготами;

• управление новыми сотрудниками (автоматизация процессов адаптации и обучения);

• управление кадрами, их развитием, обучением, повышением квалификации;

• формирование кадрового резерва;

• самообслуживание сотрудников (получение справок, выписок, произвольных данных).

Интеграция с другими программами

«1С:Предприятие. Зарплата и управление персоналом» может использоваться в составе общей, единой информационной системы. Такая интеграция проводится легко и быстро, обеспечивает быстрый обмен данными, более гибкую и точную аналитику. ЗУП легко интегрируется с любыми другими программными продуктами 1С. Чаще всего такая интеграция выполняется для совместного использования 1С ЗУП и 1С Бухгалтерии.

Такая интеграция выполняется сразу по нескольким направлениям:

• Синхронизация проводок. При начислениях заработной платы данные по ним автоматически переносятся в базу данных 1С:Бухгалтерия. Для этого используется механизм синхронизации между двумя программами. Перенесенные из ЗУП в Бухгалтерию проводки не нужно выполнять повторно или вводить данные вручную. Это упрощает ведение отчетности, уменьшает риск ошибок;

• Использование кадрово-расчетных документов. Кадровая служба создает документ, а расчетчик проверяет и утверждает его, после чего выполняются и проводятся соответствующие начисления. Это позволяет не дублировать информацию, делает процесс внесения правок в документы прозрачным, исключает сбои и ошибки при выполнении расчетов или выплат;

• Упрощенное исчисление НДФЛ. При выплате заработной платы и уплате НДФЛ они автоматически регистрируются в ЗУП. При этом программа может учитывать стандартные, имущественные, профессиональные, социальные и другие вычеты, исчислять НДФЛ с учетом статуса налогового резидента, возвращать излишне удержанный налог, автоматически формировать справки 2-НДФЛ;

• Персонифицированный учет и страховые взносы. Расчет и регистрация уплаты страховых взносов выполняются автоматически, сведения персонифицированного учета формируются по всем типовым формам. Программа позволяет рассчитывать страховые взносы по разным тарифам, гибко настраивать порядок расчета;

• Начисления сверхурочных. При выполнении расчетов для них можно выбирать тип используемой тарифной ставки (часовой, дневной, ночной, сверхурочной, праздничной и т.п.);

• Кадровые перемещения. Программа позволяет учитывать внутрикорпоративные переводы, совмещение, замещение должностей с автоматическим пересчетом зарплаты, учет переводов, приемов новых сотрудников на время отсутствия основного работника. Перевод или любые другие кадровые движения можно выполнять в любую дату месяца с разделением начислений. Возможна регистрация переводов между работодателями внутри холдинга;

• Личные кабинеты. В версии КОРП сотрудники могут получать доступ к своим данным через личный кабинет, даже если они не работают в ЗУП. В личном кабинете доступна основная информация о сотруднике, графике его работы, личных данных. Дополнительно выводятся остатки отпусков, расчетные листы, данные по льготам. Сотрудник может взаимодействовать с программой кадрового учета, регистрируя изменения личных данных, запросы на выдачу справок, документы, объясняющие отсутствие на рабочем месте и т.п. Дополнительно через личный кабинет работник может оставлять заявки на участие в мероприятиях по обучению и развитию.

Внедрение программы 1С ЗУП можно провести так, чтобы она стала частью корпоративной информационной системы и использовалась вместе с программными продуктами для ведения регламентированного учета, управления ресурсами предприятия, автоматизации документооборота и т.п. Программа также может интегрироваться с внешними информационными системами.

Как проводится внедрение HRM-системы 1С?

Такое внедрение может быть комплексным или поэтапным. В первом случае выполняется автоматизация сразу всех направлений кадрового и зарплатного учета, после чего проводится отладка программного обеспечения. При поэтапном внедрении автоматизацию распределяют на несколько «блоков»: первыми начинают использовать базовые инструменты (зарплатный, кадровый учет, регламентированная отчетность), а затем внедряют дополнительный функционал.

Компания BizCase выполняет внедрение 1С Зарплата и управление кадрами. Мы предлагаем следующие преимущества:

• Бесплатный аудит бизнес-процессов для оценки перспектив автоматизации.

• Комплексный аудит: выявляет проблемы кадрового учета, показывает возможности для его оптимизации, позволяет определить оптимальный порядок внедрения 1С ЗУП;

• Поставка и внедрение ПО. Мы поставляем 1С ЗУП в версиях КОРП, ПРОФ, Базовая, а также клиентские лицензии. Возможна поставка или разработка нетиповых модулей, специализированных решений, проведение комплексной автоматизации бизнес-процессов, поставка учебных курсов для сотрудников, которые будут использовать программу;

• Отладка и обслуживание программы. Обеспечивают быстрое решение возникающих вопросов по использованию 1С ЗУП. В рамках договора ИТС мы выполняем регулярное обновление, поддержку программного продукта. Дополнительно в компании работает собственная линия консультации клиентов.

Чтобы получить больше информации об автоматизации зарплатного, кадрового учета, управления персоналом с помощью программных продуктов 1С, купить их или рассчитать стоимость 1С:ЗУП 8, обратитесь к нашим сотрудникам.