Вести учет зарплаты в 1С:ERP или в отдельном 1С:ЗУП

Содержание:

1. Подсистема Зарплата и кадры в 1С:ERP

2. Ведение зарплаты в 1С:ЗУП

3. Плюсы и минусы вариантов

4. Что лучше выбрать?

Как правильно организовать зарплатный учет на крупном предприятии? Фирма 1С предлагает для этого несколько решений. Основные «конкуренты» в случае сложного учета для большого числа сотрудников — это «зарплатный» блок в 1С:ERP и отдельная конфигурация, самостоятельный программный продукт 1С:ЗУП ПРОФ. На первый взгляд функциональность этих прикладных решений схожа, а необходимости отдельно использовать ЗУП, если уже есть «зарплатный» блок в ERP-системе, нет. На практике решения все же различаются. В нашей статье мы разберем, в чем именно заключается эта разница.

Подсистема Зарплата и кадры в 1С:ERP

Для расчета зарплат и управления персоналом в программе 1С:ERP предусмотрен отдельный модуль со следующей функциональностью:

• Несколько видов учета. Реализован полноценный кадровый учет с ведением личных дел сотрудников, учет рабочего времени с формированием табелей, отчетов, учет зарплат (ведется по нормам учетной политики предприятия). Также добавлен блок функций, связанных с ведением воинского учета (ведение карточек такого учета с мониторингом личных данных, учет работников, находящихся на специальном воинском учете, подлежащих призыву на воинскую службу, а также тех сотрудников, которые уже получили военный билет).

• Ведение штатного расписания. Выполняется автоматически с учетом текущей расстановки персонала, с автоматическим контролем кадровых приказов, с описанием места работы путем указания не только должности, но и разряда.

• Зарплата, начисления, удержания. Среди встроенных в ERP инструментов — несколько функциональных блоков для работы с зарплатой. Так, автоматизация расчета фонда оплаты труда позволяет планировать, контролировать размер начислений. ERP поддерживает работу с начислениями нескольких видов, а также позволяет выполнять удержания, используя разные формы расчета (фиксированные, долевые или процентные). Отдельно ведется расчет налогов, взносов, формирование соответствующей отчетности с передачей данных в бухгалтерию. 

• Осуществление расчетов. Зарплатный блок в ERP позволяет готовить ведомости на выплату зарплат в электронном формате, а также осуществлять выплаты через кассу, раздатчика или перечислением на определенный счет. Дополнительно с помощью ERP можно вести взаиморасчеты с сотрудниками (доступен только сценарий выдачи и погашения займа).

Зарплата и кадры в 1С:ERP обладает хорошей функциональностью, но не всегда инструментов этого блока оказывается достаточно для организации кадрового учета и управления в случае, если предприятие имеет сложную организационную структуру или большое количество персонала. При высоких требованиях к автоматизации зарплатного и кадрового управления, учета предприятию может требоваться функциональность специализированного решения — 1С:ЗУП ПРОФ.

Ведение зарплаты в 1С:ЗУП

Редакция 1С:ЗУП — специализированное программное решение для комплексной автоматизации, администрирования всех связанных с кадрами, зарплатой процессов. В каждом из основных модулей набор компонентов и инструментов автоматизации расширен.

• Ведение учета. Для кадрового учета доступна гибкая настройка, а также полноценная автоматизация кадрового делопроизводства. Список унифицированных печатных форм расширен, программа позволяет получать больше статистической информации для анализа кадровой динамики. Учет рабочего времени позволяет настраивать графики работы сотрудников, учитывать регламентированные производственные календари, регистрировать отклонения от графика (невыходы, переработки и пр.) специальной документацией. Отдельно ведется учет отпусков с автоматической проверкой возможности исполнения графика, с учетом действующих прав на основные и дополнительные отпуска для разных категорий сотрудников.

• Штатное расписание. Гибко настраивается, ведется с учетом ряда дополнительных критериев (условия труда, права на отпуска, графики работы и др.). Прием и перевод людей на должности может обеспечивать автоматическое формирование начислений. Кадровые приказы проверяются на соответствие действующему штатному расписанию. Доступны дополнительные отчеты, инструменты анализа.

• Начисления и расчеты. 1С ЗУП позволяет выполнять гибкую настройку системы оплаты труда с учетом норм законодательства, принятых правил расчета тарифных ставок (устанавливаются в руб.), с применением произвольных формул для расчета начислений, удержаний, с учетом особенностей зарплатных проектов. Расширена функциональность инструментов для осуществления расчетов, взаиморасчетов с сотрудниками. Весь процесс выплат задокументирован, ведение реестров, формирование документов выполняется автоматически. Программа имеет широкие возможности настройки в стандартном интерфейсе так, что программирование или дополнительные обработки не нужны даже для очень сложных расчетов. Процессы выплат могут быть связаны с инструментами бюджетирования для планирования расходов на ФОТ.

1С:ЗУП также дает пользователям целый ряд дополнительных инструментов. В их числе ведение электронных трудовых книжек, механизм прямых выплат пособий, а также 1С:Кабинет сотрудника для более простого взаимодействия работников с кадровой службой (можно получать новости в приложении, оперативно и онлайн передавать кадровикам личные данные, чтобы они были в курсе всех изменений, а также запрашивать справки и другие данные).

Плюсы и минусы вариантов

Есть несколько основных параметров, которые учитывают при сравнении «зарплатного» модуля в ERP и 1С:ЗУП:

• В 1С:ЗУП интерфейс удобнее, чем в зарплатном блоке ERP, найти нужные настройки или документы проще.

• Есть разница в скорости обработки данных. На форуме журнала Инфостарт пользователи отмечают, что при большом объеме обрабатываемых данных ЗУП как специализированное решение работает быстрее. В ERP расчет зарплаты выполняется медленнее, а обработка большого массива данных может замедлять работу других модулей. 

• Функционал «Расширенный HR». Он доступен в версии ЗУП КОРП (возможно обновление с сохранением инвестиций в ПРОФ) и дает доступ к дополнительным возможностям анализа и управления. Нужен при сложном кадровом управлении, для анализа и управления компетенциями сотрудников. В ERP такого функционала нет.

Что лучше выбрать?

Ответ на этот вопрос для каждого предприятия будет своим. Обычно ведение зарплатного и кадрового учета отдельно в 1С:ЗУП ПРОФ даже при имеющейся 1С:ERP выбирают по двум причинам.

1. Безопасность. Всю информацию, связанную с персональными данными сотрудников, расчетом зарплат, пособий лучше выносить в отдельную информационную базу, закрывая к ней доступ для остального персонала. В ERP есть возможность настройки доступов, но их нужно постоянно проверять (особенно после обновлений, когда риск появления уязвимостей повышается). Интеграция с внешней базой считается более надежной.

2. Обновление. Зарплатный учет является регламентированным, и его нормы регулярно обновляются. При использовании ЗУП предприятие будет получать эти обновления быстрее, что гарантирует ведение учета без нарушений. Для ERP изменения в «зарплатном» блоке вносятся дольше. Кроме того, само обновление для ERP выполняется сложнее, требует больших затрат времени. С учетом этого проще обновлять ЗУП отдельно. Загрузка и установка обновлений проводится быстрее, новые требования учитываются сразу после их появления. 

Крупным предприятиям с большим количеством сотрудников и специальными требованиями к кадровому учету и управлению компания BizCase, франчайзи 1С в Москве, рекомендует вести учет, используя 1С:ЗУП ПРОФ. Если основные задачи автоматизации связаны с производством, а кадровый и зарплатный учет являются сравнительно простыми, можно выбрать 1С:ERP — ее возможностей в этом случае будет вполне достаточно.