Выходя на новое место работы и принимая дела от предыдущего бухгалтера, помимо прочего, необходимо выяснить инфраструктуру 1С в компании и провести инвентаризацию. К сожалению, во многих компаниях не ведут учет купленных программных продуктов и лицензий. Установленные программы 1С не всегда равны приобретенным. Это приводит к неприятностям, когда необходимо срочно выполнить обновление, сдать отчетную форму, или организовать рабочее место нового пользователя, а подписки на обновления нет или недостаточно лицензий.
В результате инвентаризации необходимо:
-
Выяснить логин и пароль от сайта portal.1c.ru;
-
Собрать все данные о лицензиях 1С на бумажных носителях.
Если не вдаваться в технические подробности, то лицензий бывает всего 3 вида:
-
Лицензия на основную поставку программы (1С:Бухгалтерия; 1С:Комплексная автоматизация и пр.);
-
Клиентская лицензия на рабочие места (5 рабочих мест, 10 рабочих мест и т. д.);
-
Лицензия на сервер 1С (в случае использования серверного варианта 1С).
В данной статье рассмотрена юридическая сторона вопроса, вопросы о фактическом использовании лицензий – сколько из купленных лицензий активированы, на каких рабочих местах, есть ли лицензия на сервер 1С и прочее рассмотрено в отдельной статье.
Портал 1С
На сайте portal.1c.ru, в личном кабинете компании, содержится вся информация о приобретённых Вами программных продуктах, лицензиях, действующих подписках и договорах.
Необходимо относиться к доступам на портал так же серьезно, как к доступам к клиент-банку, только в отличие от клиент-банка, доступ к порталу не защищен СМС паролем или токеном в дополнение к паролю. После ухода сотрудника, ответственного за 1С рекомендуется сменить электронную почту и пароль от личного кабинета, чтобы избежать использования ваших доступов для получения обновлений и сервисов в другом месте для других программ.
Современные программные продукты 1С требуют указания логина и пароля от портала 1С в каждой информационной базе, без этого в базе не будет доступны сервисы ИТС, такие как 1С:Контрагент (кнопка «Заполнить по ИНН» в программе), 1С:Отчетность (сервис отправки отчетности из программы 1С), автоматическое обновление классификаторов и многое другое. Эти же доступы на портал необходимы для авторизации на сайте its.1c.ru, который является незаменимым помощником по ведению учета и работе в программах 1С, содержит инструкции по работе с программным обеспечением, рекомендации методики отражения сложных операций.
При смене пароля на portal.1c.ru нужно будет в каждой информационной базе указать новый пароль.
Логин (без пароля) от портала также необходим обслуживающему партнеру 1С по запросу, для получения информации о программных продуктах, которые были куплены на стороне.
Образцы личного кабинета на portal.1c.ru
Программные продукты, зарегистрированные на портале 1С
Действующие договоры ИТС и комплекты поддержки
Бумажные лицензии
Если программные продукты приобретались давно, то данных об их приобретении может не быть на портале 1С, в этом случае необходимо найти все бумажные лицензии 1С - жёлтые регистрационные карточки с номерами. Они также могут быть в любой момент запрошены, для проверки легальности 1С, которую обязан проводить каждый партнёр. Пользователь 1С обязан их предоставлять по запросу, поэтому рекомендуется хранить все лицензии в доступном месте и сделать сканы в хорошем качестве, сохранив их в корпоративной сети.
Если карточки утеряны, то доказательством приобретения 1С будет служить накладная на покупку (ТОРГ-12, УПД), по которой можно восстановить регистрационную карточку программного продукта, но это процедура не быстрая, придется полностью предоставить все доказательства владения 1С, что казалось бы просто, но по факту может оказаться что:
-
1С приобреталась на давно закрытое юр. лицо, печать и подписи по которой утеряны, как и документы на приобретение;
-
юр. лицо на которое приобреталась 1С уже имеет другого собственника, который тоже использует эту же 1С;
-
1С приобреталась не у партнера и на нее вообще нет никаких документов.
Т. е. приобретение 1С это обычно дела давно минувших дней, и найти концы бывает очень трудно. Банально бывает что 1С приобретается на одно юр. лицо, а в самой компании 1С регистрируется на физическое лицо или на другое юр. лицо по ошибке продавца, или того кто предоставлял данные для регистрации. Мы предоставляем 1С накладные на приобретение, а по базе 1С этот экземпляр оформлен на другую компанию.
2.1 Образцы бумажных лицензий
Бумажные образцы из коробки 1С
Бумажная регистрационная карточка - подтверждение лицензионного продукта
Бумажная программная лицензия на 5 рабочих мест
Электронная лицензия на сервер
Подсчет и регистрация
Когда собраны все данные, для дальнейшей их сохранности и более оперативного доступа, все бумажные лицензии, которые не привязаны к порталу 1С необходимо к нему привязать. Для этого нужно обратиться к партнеру 1С, предоставив соответствующие анкеты и попросить зарегистрировать их на ваш логин от портала. После этого бумажные лицензии можно положить в сейф и больше к ним не обращаться, т. к. все данные надежно сохранены на портале 1С.
Заключение
Данные рекомендации относятся не только к главному бухгалтеру, но и к любому сотруднику, ответственному за программы 1С на предприятии.
Статья написана по результатам работы с многими клиентами, которые показывают, что во многих случая имеет место быть достаточно несерьезное отношение к лицензиям. Если какая-либо программа 1С приобреталась, но нет никаких доказательств, в виде регистрационных анкет, то можно считать, что программа не приобретена, и придется приобретать ее повторно, что может быть существенными, незапланированными тратами. Партнеры 1С могут оказывать услуги только по легально приобретенным программным продуктам и при действующей подписке на комплект поддержки ИТС (КП, ИТС), поэтому обязаны запрашивать подтверждение легальности программных продуктов. Передать логин от портала на проверку намного проще, чем поднимать каждый раз все бумаги, тем самым сокращая оперативность решения задач.
Генеральный директор
Благой Петр Владимирович