ERP система - что это?

Содержание

1. Как понять, что бизнесу нужна автоматизация с помощью ERP?

2. Какие функции может выполнять система ERP на предприятии?

Автоматизация документооборота

Инструменты планирования

Сохранение и преобразование данных

Ведение кадрового учета

Работа с контрагентами

Планирование ремонтов

3. Виды систем ERP

4. Варианты поставки ERP-систем 1С

5. Преимущества систем ERP

6. Как выполняется внедрение ERP?

Внедрение ERP компанией "BizCase".

1С ERP — система для комплексной автоматизации управления ресурсами на предприятии. Она может использоваться любыми фирмами, работающими с производственными процессами: выпуском товаров, сборкой, комплектацией изделий, выполнением определенных работ. Управление с помощью системы ERP поможет планировать задачи, темпы производства, очередность выполнения работ, контролировать ресурсы предприятия, управлять закупками и отгрузками, рабочим временем персонала и рядом других параметров, прямо связанных с эффективностью работы фирмы. 

ERP — это инвестиция, которая помогает оптимизировать бизнес, уменьшить объем издержек и организовать такое управление, при котором прибыль будет увеличиваться. Ниже — о назначении ERP систем, том, какие задачи выполняют такие системы, как выполняется их внедрение, какие именно преимущества система ERP даст предприятию.

Как понять, что бизнесу нужна автоматизация с помощью ERP?

1С Управление предприятием ERP — это информационная система, которая помогает оптимизировать выполнение отдельных бизнес-процессов, ускорить сбор и анализ информации. Системы Enterprise Resourse Planning начинают использовать, когда накапливаются типовые задачи, когда возникает необходимость в автоматизации стандартных работ. Такая система нужна предприятию, если:

• На решение типовых, шаблонных задач уходит слишком много времени. ERP поможет автоматизировать их, выполнять простые задачи быстро, в автоматическом режиме. В составе такой системы — инструменты для ведения отчетности, планирования закупок и поставок, контроля сроков, остатков на складах и т.п. Сотрудники могут не тратить время на эти и другие задачи. Это позволяет повысить эффективность труда, тратить время персонала на решение более важных задач. Часто внедрение ERP позволяет оптимизировать штат, если он «раздут»;

• Доступ к информации усложнен. У руководства нет данных об объеме производства, складских остатках, обязательствах перед контрагентами и т.п. Эта и другая информация может требоваться менеджменту «здесь и сейчас» — для планирования работ, принятия управленческих решений. ERP системы обеспечивают автоматический сбор данных о производстве, ресурсах, финансовых и других показателях, а также их представление в удобном виде, формирование сквозной, наглядной и понятной аналитики;

• В результате автоматизации используется большое число внешних систем и разноплановых программных инструментов. Эти программы нельзя использовать совместно, проводить быструю выгрузку данных или обмен ими. Данные учета в результате могут не совпадать, внедрение общей методологии управления будет сложным. Чтобы автоматизация была эффективной, важно создать единое, общее информационное пространство, в котором все используемые системы и программы будут интегрированы друг с другом. 1С ERP обеспечивает решение этой задачи;

• Между подразделениями, отделами, службами или командами сотрудников нет полноценного взаимодействия: склад не знает, какие запасы нужны производству, а бухгалтерия не может быстро обмениваться данными с кадровой службой или отделом продаж. Работа подразделений из-за этого становится несогласованной, эффективное управление невозможно. ERP решает эту проблему, обеспечивая гибкое управление на любом уровне.

Внедрение ERP системы на предприятии поможет решить эти и другие проблемы управления. 

Почему компании откладывают внедрение ERP?

Такая автоматизация вызывает сразу несколько опасений.

Это дорого. Автоматизация действительно потребует затрат, но в масштабах производства они быстро окупаются за счет снижения издержек, оптимизации штата, более эффективного управления всеми процессами на предприятии. Внедрение ERP рассматривается как инвестиция, которая увеличивает ценность предприятия: используемая система автоматизации становится важным активом. Вложения в ERP могут и не быть тяжелым финансовым бременем для предприятия: внедрение и автоматизация выполняются поэтапно, с распределением отдельных работ и затрат на них во времени. Фирма может начать получать экономический эффект от автоматизации еще до того, как она будет завершена.

Это сложно. Такое внедрение действительно потребует перестроить ряд рабочих процессов. В первую очередь нововведения коснутся порядка сбора и обработки информации. Автоматизация управления производством сама по себе не требует изменения бизнес-процессов или сложившихся подходов к работе. Вместо этого она позволяет найти «места», участки, которые можно оптимизировать, улучшить так, чтобы получать больше прибыли или нести меньше финансовых потерь.

Слишком много перемен. До начала автоматизации производство уже использует ряд информационных систем или программ для сбора и обработки данных. В компании могут применяться сложившиеся практики учета, методологии управления. Такие наработки могут иметь отраслевую специфику, быть оптимизированными под конкретные производственные задачи. Часто предприятия отказываются от внедрения ERP из страха потерять собственные методики, утратить применяемые технологии работы. Автоматизация с использованием ERP-систем позволяет сохранить используемые практики и методологии в полном объеме, адаптировав новые программные инструменты под них. Компания не теряет накопленные данные, может использовать собственные подходы к управлению или сбору информации, свои методики автоматизации вместе с передовыми решениями для бизнес-аналитики и менеджмента.

На практике переход к использованию ЕРП обычно становится этапом развития производства: с его помощью компания получает возможности для дальнейшего развития, расширения, масштабирования бизнеса с четким, прозрачным контролем всех его показателей.

Какие функции может выполнять система ERP на предприятии?

Основным назначением ERP систем является автоматизация бизнес-процессов, связанных с управлением ресурсами и производством. Чтобы обеспечить такую автоматизацию, используется расширенный набор инструментов. 

Автоматизация документооборота

Она выполняется, чтобы быстро оформлять счета, накладные, отчеты и другую документацию, обеспечивать удобный доступ к ней, использовать ее содержание для формирования сводных отчетов. Ведение документооборота в электронном виде делает отчетность прозрачной и более точной, упрощает оперативное получение данных, помогает организовать информационный обмен и взаимодействием между подразделениями, службами, командами сотрудников.

Инструменты планирования

В ERP-системе могут использоваться программные модули для планирования поставок, производственных объемов и отгрузок, работы склада, деятельности служб, подразделений, осуществления платежей, сезонного изменения спроса и т.п. Такое планирование позволяет управлять предприятием, разрабатывать стратегию работы с привязкой к календарным датам, проводить план-фактный анализ для повышения эффективности, «диагностики» проблемных участков на производстве. 

Сохранение и преобразование данных

Программа регистрирует проводимые операции, объемы производства, контакты с контрагентами, объемы отгрузок и складских запасов, собирает эти данные и представляет их в прозрачном, удобном виде. Собранная информация объединяется в общую сеть данных, позволяющую отслеживать отдельные процессы или задачи, работу на заданных уровнях (закупка сырья, поставка, организация производства и т.п.), общие показатели деятельности предприятия. Отдельный набор инструментов используется для управления данными: с разделением прав доступа для разных категорий пользователей, с формированием баз или массивов данных, отобранных по определенным критериям, с ведением архива документов, отчетов и т.п.

Ведение кадрового учета

Управление персоналом на производстве реализуется на нескольких уровнях. Один из них — обязательный, предполагает ведение регламентированного учета, формирования стандартной отчетности. Дополнительно кадровый учет предполагает контроль эффективности расходования рабочего времени, контроль исполнительской дисциплины, распределение задач, составление индивидуальных графиков работы, общего штатного расписания, управление мотивацией сотрудников, их квалификацией, карьерным ростом, обучением и т.п.

Работа с контрагентами

Система ERP позволяет автоматизировать работу с клиентами, поставщиками, партнерами. Особенно важен учет данных по клиентам. Он предполагает сохранение данных по уже совершенным сделкам, по дебиторской задолженности, оформленным заявкам и т.п. Автоматизация такого учета позволяет прогнозировать уровень спроса, поступление заявок от отдельных клиентов, стимулировать обращения, планировать производительность с учетом предполагаемого уровня спроса. Автоматизация работы с поставщиками упрощает взаимодействие с контрагентами. Система ERP может использоваться для хранения информационной базы по контрагентам, формирования запросов на поставку сырья или комплектующих, проведения расчетов, оформления необходимых документов с автоматическим заполнением реквизитов. Возможен контроль поставок, анализ и планирование закупок, автоматизация других процессов.

Планирование ремонтов

Эта функция реализована в программе 1С ERP для производственных предприятий. С помощью отдельной подсистемы можно контролировать амортизацию, износ, техническое состояние оборудования (конвейерных линий, автотранспорта, инструмента, инвентаря и т.п.), планировать его сервисное обслуживание, ремонт, замену отдельных комплектующих, прогнозировать объем затрат, связанных с сервисным обслуживанием техники, срок ее службы и т.п. 

Виды систем ERP

Системы управления предприятием ERP могут разрабатываться для автоматизации разного по величине бизнеса, для работы в разных отраслях, с соблюдением специальных требований. Общая классификация делит такие программы на три основных группы.

Комплексные решения. Это — универсальные программы, которые могут использоваться в любых отраслях. Они применяются не только для производства, но и в крупных торговых сетях, банковских организациях, для предприятий, работающих в сфере услуг. Они используют типовые, стандартные способы автоматизации с возможностью гибкой настройки, адаптации под требования конкретного бизнеса. Такая адаптация может предполагать масштабирование системы (если увеличивается число пользователей или объем обрабатываемой информации), отключение и подключение отдельных функциональных модулей. В линейке 1С стандартные конфигурации ERP системы являются комплексными решениями. 

Отраслевые продукты. Разрабатываются для использования в конкретной отрасли и дополнительно могут адаптироваться под бизнес-процессы конкретного предприятия. Отраслевые ERP системы учитывают отраслевую специфику работы, основных процессов, управления, формирования отчетности. Автоматизация с их помощью позволяет применять уже отлаженные, удобные и эффективные инструменты автоматизации. Для системы комплексного управления предприятием 1С ERP разработан целый ряд отраслевых решений, включая специализированные продукты для автоматизации управления строительными организациями, пищевым производством, проектными организациями, предприятиями, работающими в ЖКХ, с продажами недвижимости, в других сферах.

Продукты для малого бизнеса. Это — модульные ERP-системы, в составе которых поставляется набор базовых, основных функциональных инструментов. Они позволяют автоматизировать большую часть типовых процессов на небольшом предприятии. В линейке продуктов 1С к системам такого типа можно отнести продукт «Управление нашей фирмой» (подходит для автоматизации бухгалтерии, учета на складе, управления продажами, анализа бизнеса). 

Варианты поставки ERP-систем 1С

В линейке продуктов 1С: ERP представлен полный спектр программных решений для автоматизации любых предприятий. Купить ERP систему 1С можно в следующих вариантах поставки:

• Базовая конфигурация. 1С ERP Управление предприятием 2 имеет полный функционал для автоматизации основных процессов управления производством, учетом, формированием отчетности. Подходит для внедрения на средних и крупных предприятиях, работающих со сложным, многоэтапным, многокомпонентным производством или осуществляющих деятельность сразу нескольких видов;

• Корпоративная поставка. Специальное решение для предприятий с развитой филиальной структурой, позволяет автоматизировать сбор данных, консолидацию, совместную работу головного офиса и до двадцати филиалов. В составе поставки — программа 1С ERP и двадцать клиентских лицензий;

• Конфигурация ПРОФ. Поставляется комплектом с системой Документооборот КОРП для автоматизации работы с документами на предприятии. Функциональные возможности программы расширены, есть возможность внесения изменений в типовую конфигурацию, добавления специализированных модулей и программных инструментов;

• Клиентские лицензии. Их покупают отдельно, в дополнение к основной программе, чтобы организовать совместную работу пользователей в составе филиальной сети;

• Отраслевые решения. Это — отдельные, специализированные версии программы ERP, разработанные для использования в конкретных отраслях, сферах производства или услуг.

ERP система управления производством 1С может дополняться другими программными продуктами — на предприятии можно формировать единую, общую информационную систему для мгновенного обмена данными, быстрого формирования отчетов и проведения анализа, эффективного управления.

Преимущества систем ERP

1С ERP разрабатывалась как комплексный, удобный в использовании и гибкий во внедрении продукт, подходящий для любого предприятия. У системы есть целый набор специальных характеристик, которые обеспечивают уникальные преимущества 1С ERP при автоматизации.

Функциональность. На базе стабильной, надежной, современной технологической платформы построены прикладные решения, которые позволяют автоматизировать любые, в том числе сложные или стандартные бизнес-процессы. При разработке ERP системы фирма 1С использовала международный опыт автоматизации, наиболее эффективные и отлаженные практики. Это позволило создать инструмент для комплексного управления, ведения операционной деятельности, организации расширенного учета.

Гибкость и мобильность. Система использует облачные сервисы, позволяет выполнять мониторинг, анализ, управление в режиме онлайн, использовать для работы мобильные устройства, получать доступ к данным через Интернет. Такая мобильность упрощает и оптимизирует работу для предприятий с развитой филиальной сетью. Программу отличают расширенные возможности интеграции: она поддерживает обмен данными с банковскими организациями, формирование и сдачу отчетности в электронном виде, работу с внешними информационными системами. Решение регулярно обновляется, что гарантирует полное соответствие регламентированного учета и документооборота нормам законодательства.

Специальные решения и инструменты. Они дополнительно расширяют функциональность продукта. С помощью ERP системы можно управлять работой с клиентами и контрагентами, логистикой (работа склада, организация перевозок, доставки), проектной деятельностью, ведением автоматизированного документооборота, инжинирингом и разработкой, основными фондами и т.п. Это — далеко не полный набор функций. Программа является масштабируемой, стабильно работает с любыми объемами данных и позволяет выполнять автоматизацию точно под нужды предприятия.

Удобная поддержка и безопасность. Внедрение ERP системы проводится сертифицированными партнерами 1С по рекомендованным разработчикам методологиям. Поддержка предполагает сопровождение работы программного обеспечения, быстрое решение технических вопросов, регулярное обновление. Система обеспечивает безопасную работу с данными. Для этого используется разграничение уровней доступа, его контроль, специальные инструменты и средства защиты.

Как выполняется внедрение ERP?

Оно выполняется поэтапно, и лучше привлекать для такого внедрения официальных партнеров фирмы 1С. Возможно использование одной из трех стратегий.

1. Пошаговая автоматизация. Сначала выполняется запуск основных модулей системы — например, выполняется автоматизация бухгалтерии, документооборота и регламентированного учета. После отладки выполняется постепенное внедрение остальных инструментов. Такой подход требует больше времени, но обеспечивает более стабильный результат и делает переход на использование ERP плавным, более комфортным для сотрудников.

2. Комплексный подход. Внедрение выполняется сразу в полном объеме, по всем направлениям автоматизации, после чего выполняется отладка работы программного обеспечения. Такой способ внедрения позволяет выполнить автоматизацию быстро. Он удобен при использовании готовых, типовых решений. 

3. Комбинированное внедрение. Предполагает, что автоматизация будет выполняться сразу по всем направлениям, но постепенно, поэтапно. Это позволяет ускорить запуск ERP, но при этом исключить серьезные технические проблемы, обеспечить постепенную отладку ПО и плавный переход на использование новых инструментов.

Внедрение ERP компанией BizCase

Наша компания выполняет внедрение систем 1С ERP с автоматизацией любых процессов управления предприятием. Мы предлагаем:

• Проведение аудита. Комплексное обследования бизнес-процессов — позволяет определить приоритетные направления автоматизации, подобрать оптимальные инструменты для нее;

• Разработка проекта автоматизации. Выполняется для предприятий с разветвленной организационной структурой, для сложных внедрений. Позволяет спланировать работы, обеспечить комфортную, плавную автоматизацию;

• Внедрение. Предполагает поставку и установку программного обеспечения, его отладку и настройку, контроль автоматизации бизнес-процессов, правильности использования ПО;

• Поддержка. Сопровождение работы ERP-системы, регулярное обновление, работа линии консультации и.т.п.

BizCase — компания, являющаяся партнером 1С и кандидатом на получение статуса 1С:ЦЕНТР ERP. В штате компании — сотрудники с практическим опытом внедрения ERP системы на базе 1С и поддержки ее работы.