Бюджетирование и планирование в 1С:ERP

Содержание:

1. Зачем вообще вести бюджетирование

2. Автоматизация бюджетирования

3. 1С:ERP — возможности финансового планирования и бюджетирования

Функции финансового планирования

Контроль расходов

Сравнение плана и факта

Скользящее планирование

Анализ бюджетной модели

Формирование регламента бюджетирования

Контроль исполнения бюджета

4. Как автоматизировать бюджетирование с использованием 1С:ERP? 

5. Заключение?

Бюджетирование в 1С:ERP — это отдельная подсистема с развитым функционалом и возможностью гибкой настройки. Она используется как один из основных инструментов финансового планирования и управления. С ее помощью руководитель может не просто контролировать финансовый результат работы предприятия, а анализировать его, планировать достижение необходимых показателей, делать выводы об эффективности работы организации и влиять на нее, принимая обоснованные управленческие решения при планировании бюджета.

Бюджетирование так или иначе ведется практически во всех организациях, ведь финансовые показатели — один из ключевых параметров в работе компании. Однако чаще всего ведение бюджетирования выполняется не оптимально. Данные собираются недостаточно быстро, их точность невысока, а специальные инструменты анализа и управления отсутствуют. Блок «Бюджетирование» в 1С:ERP обеспечивает решение всех этих проблем. В нашей статье — подробно о его функциональных возможностях, применении, особенностях использования.

Зачем вообще вести бюджетирование?

При комплексной автоматизации для предприятия создают информационную систему, и связанные с бюджетированием процессы становятся ее частью. Они позволяют планировать финансовые и экономические показатели. При таком планировании можно устанавливать временные ограничения по исполнению заданных бюджетов, а также контролировать это исполнение. Подсистема бюджетирования также позволяет сравнивать запланированные показатели с фактическими, а затем учитывать результаты сравнения при принятии управленческих решений.

Бюджет представляет собой план достижения определенного финансового результата или показателя. На основе этих планов для разных показателей выстраивают бюджетную модель. Предприятие работает, следуя выбранной бюджетной модели. Его деятельность благодаря этому становится управляемой, а результаты — предсказуемыми.

В 1С:ERP Бюджетирование — это блок функций и инструментов, объединенных в подсистему. С их помощью выполняется бюджетное планирование. Руководитель может спланировать, как будет вестись деятельность компании, какими будут ее финансовые цели, как лучше их достичь. Инструменты такого планирования, а также контроля и управления легко настраиваются с учетом специфики работы конкретного предприятия — подсистема является гибкой и масштабируемой.

Какие задачи решает бюджетирование?

Бюджетирование — один из самых полезных инструментов в управлении работой предприятия, ведь оно прямо связано с финансовыми показателями. С помощью этой подсистемы решают следующие задачи:

• Разработка финансовых планов. Можно формировать их на разные промежутки времени. Планировать можно разные показатели, например, баланс, операционный бюджет, величину расходов или доходов.

• Согласование разных показателей и бюджетов между собой. Это обеспечивает системный подход к планированию и делает работу структурных единиц компании согласованной и сбалансированной.

• Сбор данных. Выполняется как план-фактный мониторинг. Подсистема помогает отслеживать исполнение запланированных бюджетов, а также быстро выявлять разницу между прогнозируемыми показателями и фактическим результатом.

• Распределение задач, полномочий, ответственности между сотрудниками за исполнение бюджетных планов. В составе предприятия со сложной организационной структурой разные типы бюджетов можно относить к разным центрам финансовой ответственности.

• Прогноз и моделирование. Руководитель получает возможность прогнозировать достижение запланированных показателей, влиять на эти показатели и прогнозировать их с помощью сценариев, а также заблаговременно просчитывать реакцию на события в рамках сформированных сценариев.

• Управление. Подсистема позволяет оперативно собирать данные, контролировать и анализировать их, получая всю необходимую для принятия обоснованных управленческих решений информацию. Также руководитель получает возможность быстро и точно корректировать решения при отклонении фактических данных от прогнозных.

Решение этих задач делает работу предприятия более гибкой, помогает быстрее и правильнее реагировать на события, влияющие на финансовые показатели, повышает стабильность и дает новые возможности для увеличения прибыли.

Автоматизация бюджетирования

Во многих фирмах процесс бюджетирования не отлажен, а для его ведения применяются обычные табличные редакторы (чаще всего это книги Excel) или другие простые способы. Готовые инструменты для работы с бюджетами есть в ряде программ 1С. Бюджетирование и планирование в 1С:ERP отличается от этих инструментов более широкой функциональностью, а также тем, что этот функционал встроен в программу для комплексной автоматизации, является ее частью. Внедрение подсистемы может проводиться отдельно. Она гибко настраивается и легко встраивается в уже используемую модель автоматизации. Ее можно осваивать поэтапно, сначала используя более простые бюджетные модели и постепенно развивая, усложняя их.

Сразу после включения подсистемы в 1С:ERP нужно настроить бюджетный процесс, установить, по каким правилам будут рассчитываться хранимые данные, как будут заполняться справочники, какие будут формироваться оповещения.

Подсистема использует несколько справочников.

Бюджетные модели:

• Представлены в виде совокупностей видов бюджетов и их показателей. Устанавливают задачи бюджетирования.

• Срок действия может быть произвольным, и его устанавливают при настройке. Также выбирают используемые аналитики, определяют, нужно ли утверждение бюджетов.

• Запуск сформированной модели может быть ручным или автоматическим.

Сценарий бюджетирования:

• Каждый сценарий представляет собой вариант совокупности плановых показателей. Можно создать любое количество сценариев.

• Сценарии могут сравниваться с оперативными данными.

• Отдельно осуществляется исполнение бюджета, в рамках которого устанавливают и контролируют ограничения расходования денежных средств.

Статьи бюджетов:

• Влияют друг на друга, формируются из оборотов, также влияют на бюджетные показатели.

• Для каждой статьи может использоваться до шести разных аналитик.

• Фактические данные получают по настраиваемым правилам.

• Дополнительно возможно проведение план-фактного анализа и контроль фактического расхода по каждой статье.

• Выгружать данные для анализа план-факт можно из разных источников, используя регламентированный, международный или оперативный учет либо произвольные данные.

Бюджетные показатели:

• Рассчитываются автоматически.

• Для расчета используются данные статей бюджета (плановые и фактические показатели).

• Есть гибкая настройка с выбором типа показателя, формированием правил заполнения, с выбором и применением коэффициентов.

Нефинансовые показатели:

• информационные данные, например, величина наценки, себестоимость сырья и другие;

• ввод значений может осуществляться с использованием шаблонов, с определенной периодичностью.

Вид бюджета:

• Схема заполнения данных бюджетирования.

• Устанавливает порядок подготовки бюджетных отчетов.

После формирования справочников при автоматизации бизнес-процесса бюджетирования выполняется:

• ввод запланированных данных с автоматическим расчетом показателей и статей, связанных между собой;

• управление процессом бюджетирования с использованием отдельного рабочего места (доступен обзор процесса и управление задачами по исполнителям, по периодам);

• контроль исполнения бюджетов, анализ план-факт с возможностью корректировки бюджета и процесса его исполнения.

Мы также предлагаем запись учебного вебинара, посвященного сценариям использования подсистемы 1С Бюджетирование. Из этого урока можно узнать о функциональности продукта, его практическом применении на предприятии, о возможных методах автоматизации финансового управления и планирования.

1С:ERP — возможности финансового планирования и бюджетирования

Бюджетирование в ERP 2.5 имеет развитый функционал. Инструменты контроля, анализа, прогноза, а также оперативного управления удобно встраиваются в общую модель автоматизации. Это дает следующие преимущества:

• Руководитель оперативно получает данные по финансовым показателям. Ждать, пока каждое подразделение подготовит отчет, не нужно.

• Источники получения данных гибко настраиваются. Отдельно вводить информацию не нужно, ее можно брать из данных оперативного, регламентированного учета и т.п. Это экономит время и снижает вероятность ошибок.

• Все данные хранятся и обрабатываются внутри одной информационной системы. Несанкционированный доступ к ним или их потеря исключены.

• Подсистема Бюджетирование позволяет планировать показатели, учитывая множество внутренних и внешних факторов. Это дает возможность гибко строить финансовые модели любой сложности.

• Отчеты готовятся автоматически, в режиме реального времени, и руководитель в любое время может получить доступ к максимально полным и точным сведениям.

В ERP бюджетирование позволяет использовать максимум инструментов для контроля финансов предприятия. Это сразу несколько прикладных функций.

Функции финансового планирования

Планировать можно, учитывая существующие ресурсы и дополнительные средства, которые можно привлечь. Планы формируются в составе наглядной модели. Специалист может выбирать глубину детализации. Это позволяет учитывать организационную структуру компании (например, детализируя до уровня организаций в составе холдинга или до уровня внутренних подразделений этих организаций). Модель настраивается, и в составе нее возможно использование подчиненных бюджетов любой сложности. Также есть возможность загрузки данных из других подсистем. Это могут быть производственные планы, планы закупок или продаж. Аналитики являются настраиваемыми и могут заполняться автоматически. Отдельно планируют оплаты по статьям бюджета (возможно разделение на транзакции, например, аванс и предварительный расчет). В одно и то же время можно использовать любое количество бизнес-моделей.

Контроль расходов

В 1С бюджетирование и финансы можно использовать, чтобы автоматически контролировать расходы предприятия. Деньги расходуются при согласовании заявок на выплату. Заявки обрабатываются по трем сценариям:

• Разрешение: заявка проводится. При этом автоматически проверяется, не превышает ли ее сумма установленного лимита. При превышении заявка отклоняется.

• Дополнительное ограничение. Устанавливает вспомогательное ограничение в дополнение к уже существующему лимиту. К примеру, кроме ограничения расходов по статье устанавливается максимально возможная сумма перечислений конкретному контрагенту.

• Информирование. Если лимит уже выбран, заявка не будет отклонена. Деньги расходуются, но система уведомляет об исчерпании лимита.

Контролировать перечисления можно, используя любые доступные для заявок типы лимитов, а также выбирая любые периоды действия для таких ограничений.

Сравнение плана и факта

План и факт сравнивают по критериям, которые определяет используемая бизнес-модель и сценарий. Полученные в результате суммы можно оценивать в любой используемой валюте (например, в выбранной для ведения учета, конкретной транзакции или сценария). В 1С исполнение бюджета можно оценивать по данным учета (международного, оперативного или регламентированного), а также по произвольным данным из любого источника.

Скользящее планирование

Предполагает постоянное смещение периода, для которого формируется план. При использовании этого инструмента после завершения периода планирования план корректируется. Затем добавляется новый, такой же по продолжительности период с учетом измененных вводных. В результате общий период, в течение которого действует план, всегда остается неизменным. Например, финансовые показатели могут планироваться на полгода вперед. При этом ежемесячно период сдвигается на месяц обновлением планов.

Анализ бюджетной модели

Анализировать модель можно, используя отчеты по бюджетам. Если нужно отобразить только запланированные значения, выбирают отчет Бюджет. Если нужно сравнивать планы и контролировать отклонения от них, используется отчет Сравнение сценариев. Также доступен стандартный анализ план-факт с исчислением отклонений в абсолютной сумме или в процентах.

Формирование регламента бюджетирования

В 1С финансовое планирование и бюджетирование можно вести в качестве еще одного управленческого процесса. В этом случае можно разбить бюджетную кампанию на строгие этапы. Также определяют ответственных (можно сформировать ЦФО в ERP) и контролируют исполнение задач.

Регламент формируется как набор последовательных бюджетных этапов и определяет правила ввода и расчета запланированных данных, контроля выполнения плана, проведения анализа. В рамках регламента формируются конкретные задачи, которые распределяются между сотрудниками, персонально отвечающими за их успешное завершение.

Контроль исполнения бюджета

Чтобы было проще контролировать исполнение бюджета, в ERP сформирован Монитор бюджетного процесса. Он представляет собой рабочее место. Оно организовано так, что даже большие объемы информации представлены в компактном и наглядном виде. Это обеспечивает простую визуальную оценку показателей, а также быстрое и точное принятие решений при управлении. Монитор автоматически выявляет конфликты сроков, а также позволяет оценивать загруженность привлеченного к исполнению бюджета персонала и анализировать объем задач, поставленных сотрудникам.

Как автоматизировать бюджетирование с использованием 1С:ERP?

Как правило, при такой автоматизации используется один из двух сценариев, а выбор зависит от того, как именно на предприятии организован бюджетный процесс.

Бюджетирование уже организовано

Обычно для этого используются максимально простые инструменты: например, данные фиксируют с помощью таблиц. Это недостаточно удобно и эффективно, но дает информацию о том, какими будут объемы автоматизации. Если используемая модель достаточно эффективна, ее переносят в новую программу. Если нет, подход корректируют, но сохраняют накопленные сведения и обеспечивают плавный переход на использование нового инструментария.

Чаще всего накопленные в таблицах сведения требуют переработки и корректировки (например, из-за ошибок, возникающих при ручном вводе данных). Если возможно и необходимо, методология сохраняется, а данные переносятся поэтапно с разделением на подпроцессы. Например, по отдельности может переноситься расчет себестоимости, планы продаж, движения денежных средств и другие данные. В результате такого переноса бюджетный процесс становится автоматизированным, а пользователи получают доступ к новым удобным функциям. Функционал можно расширять постепенно, поэтапно.

Автоматизация бюджетирования еще не выполнялась

Если на предприятии пока не используется программа исполнения бюджета, бюджетную модель придется выстраивать с нуля, и лучше двигаться от простого к сложному. Сначала используют только необходимые формы и простую бюджетную модель. По мере того, как пользователи осваивают новый функционал, модель усложняют, добавляют лимиты и автоматическое управление, расширяют применение бизнес-процессов.

Начинают такую автоматизацию с БДДС, отражающего движение денежных средств. Постепенно выстраивают структуру ЦФО, определяя, кто несет ответственность за движение денег, на каком этапе, в каком объеме. Планирование адаптируют к имеющимся данным, а также автоматизируют и настраивают сбор данных, необходимых для расширения функциональности системы. После этого можно переходить к разработке сценариев, к формированию сложных отчетов и аналитики. Когда базовые задачи бюджетирования на предприятии решены, можно продолжать расширять функциональность подсистемы, например, добавлять использование оперативного бюджета или использовать несколько сценариев при планировании.

Заключение

Автоматизация бюджетирования обеспечивает контроль и планирование для самых важных показателей деятельности предприятия — финансовых и экономических. Это делает управление более точным и эффективным и дает возможности для максимизации прибыли. Внедрение ERP-системы может предполагать поэтапную автоматизацию бюджетного процесса — с постепенным расширением функционала и усложнением решаемых задач. 

Получите больше информации о функциональности блока Бюджетирование и других подсистем 1С:ERP у консультантов компании BizCase!